Teekond paberivaba logistika poole: Mida oodata?
Loo autor: Katre Purga
Tiitel: eFTI meeskonna liige Euroopa Komisjoni juures
E-mail: Katre.purga@gmail.com
Euroopa Liitu ootab digipööre transpordi ja logistika valdkonnas. “Paberivaba logistika” pole enam ainult ilus tulevikulootus – see saab reaalsuseks tänu uutele reeglitele ja tehnoloogiatele, mida tuntakse eFTI ehk elektroonilise veoteabe raamistikuna. See muutus puudutab pea kõiki, kes on seotud kaupade liigutamise, nende dokumentatsiooni või tarneahela korraldamisega.
Mis on paberivaba logistika ja miks see oluline on?
Paberivaba logistika tähendab, et kogu veoga seotud info liigub edaspidi digitaalsetel andmeplatvormidel, mitte enam paberil või ainult erinevate ettevõtete isiklikes süsteemides.
Päris tihti on veokijuhil juba autos olemas mitu digivahendit, kuid siiani on alati kaasas ka info paberkandjal – igaks juhuks, et oleks midagi kohe ametnikule näidata. Tulevikus on politseinikul ja tolliametnikul võimalik juba numbrimärgi järgi tuvastada vedaja, javeodokumendid ning vedu dokumentide kontrolliks peatada pole tarvis. Praegu võtab dokumentide kontroll keskmiselt 25 minutit, mis võib veokijuhi jaoks tähendada, et ta ei jõua lubatud ajal sihtpunkti.
Mida see tähendab ettevõtete jaoks?
Kõik, kes tegutsevad logistikasektoris – transpordiettevõtted, kliendid, platvormiarendajad, ametiasutused ja ka lõpuks veosejuhid ise – peavad hakkama mõtlema digitaalsetest tööriistadest kui oma igapäevatöö loomulikust osast. See puudutab muuhulgas:
- Uute eFTI (electronic Freight Transport Information) platvormide arendamist ja kasutuselevõttu;
- Olemasolevate infosüsteemide kohandamist või liidestamist uute eFTI standarditega;
- eFTI teenusepakkujate teenustega tutvumist, kelle ülesanne on toetada ettevõtjaid digitaalsele andmevahetusele üleminekul;
- Turvalisuse ning andmekaitse nõuete täitmist kogu protsessis (sealhulgas isikuandmete ja konfidentsiaalsete andmete töötlemine vastavalt GDPR-le);
- Koolituste ja dokumentatsiooni arendamist, et kõik töötajad oleksid teadlikud uuenenud tööprotsessidest.
Olulised küsimused ja väljakutsed
Euroopa Komisjoni eFTI töögrupp on alustanud esimeste teavitusüritustega ja need on varsti lühivideodena kättesaadavad kõigile – https://transport.ec.europa.eu/transport-themes/logistics-and-multimodal-transport/efti-regulation_en
Onboarding-sessioonide käigus tõstatati mitmeid ettevõtetele praktilisi küsimusi, näiteks:
- Kuidas tagada, et kõik vajalikud dokumendid oleksid digitaalselt kättesaadavad ja vastaksid õiguslikele nõuetele?
- Kes vastutab andmete õigsuse, terviklikkuse ja ajakohasuse eest ning kuidas toimub nende valideerimine?
- Millised ligipääsuõigused on erinevatel osapooltel ( veokorraldajad, kliendid, ametnikud jt)?
- Kui kaua peavad platvormid andmeid säilitama ning mida teha siis, kui teenusepakkuja lõpetab tegevuse?
- Kuidas kindlustada andmete liikumine erinevates infosüsteemides (B2B ja B2A vood), eriti rahvusvaheliste vedude puhul?
- Mis liiki sertifikaate ning litsentse võib ettevõttel olla vaja – ja millal alustada sertifitseerimisprotsessiga?
- Kes tohib näha minu veose infot ja kuidas tagada andmete turvalisus?
Kõik veebinaridel esitatud küsimused dokumenteeriti ning need saavad varsti vastuse eFTI veebis Q&A lehel.
Mis saab edasi?
Sujuvalt paberivabale tehnoloogiale üleminekuks, võiks ettevõtted alustada järgnevatest sammudest:
- Kaardista oma ettevõtte praegused protsessid ja dokumendivood. Millised andmed liiguvad paberi peal, millised digitaalselt? Millised IT-süsteemid on juba kasutusel?
- Uuri välja, kes sinu ettevõttes või partnerite hulgas peab olema valmis uutele nõuetele vastama (näiteks eFTI teenusepakkuja, andmetöötleja, platvormi arendaja vms).
- Planeeri vajalike liidestuste ning digiarenduste esimesed praktilised sammud. Võimalik, et paljud platvormid arendatakse tarkvarateenustena (SaaS), millega saad liituda. Küsi pakkumisi, selgita välja, kuidas tagatakse nende teenuste turvalisus ja vastavus EL-i nõuetele.
- Arvesta uute sertifitseerimisnõuete ja -protsessidega. Kuigi täpsed reeglid veel kujunevad, tuleb kindlasti läbida tehnilised vastavushindamised ning auditeerimised.
- Pane rõhku andmekaitsele ja küberturvalisusele. Kõik uued protsessid peavad vastama nii GDPR-ile kui ka võimalikele tulevastele NIS2 küberturbenõuetele.
- Koolita oma meeskonda ja räägi partneritega – üleminek paberivabale logistikale vajab nii teadmisi kui ka avatud suhtlust.
Rohelised võidud ja äriline kasu
Paberivaba logistika vähendab oluliselt ettevõtte paberikulu, muudab infovahetuse kiiremaks ja läbipaistvamaks ning aitab vältida käsitsi tehtud vigu. See on oluline samm ka ringmajanduse ja rohelise ettevõtluse suunas: vähem paberit tähendab väiksemat ökoloogilist jalajälge, efektiivsem andmevahetus aga soodustab transpordikoridoride paremat kasutust ning väiksemaid tühikäigu- ja ooteaegu.
Digiarengu edenemiseks on oluline, et ettevõtted oleksid muutusteks varakult valmis ja teeksid esimesed praktilised sammud juba täna. Iga analüüsitud protsess, tehtud koolitus või alustatud koostöö digiplatvormiga on panus tõhusamasse rohelisse tulevikku nii ettevõtja kui ka ühiskonna jaoks.
Kasulikku
