Raamatupidamisbüroo digitaliseerimine ja väljakutsed rohelise ettevõtluse teel
Autor: Jolan Koduvere/Maie Mängel
Mingelston raamatupidamisbüroo omanik ja pearaamatupidaja Maie Mängel räägib sellest, kuidas on õnnestunud muuta ettevõte pea täielikult paberivabaks ning milliseid väljakutseid see muutus endaga kaasa on toonud.
Järk-järgult digitaliseerimise suunas
Täna on Mingelstoni protsessid digitaliseeritud ning ettevõtte tegevus varasemast märksa keskkonnasõbralikum ning turvalisem. Kuid muutus ei toimunud üleöö.
Raamatupidamisbüroo digitaliseerus täielikult kolm aastat tagasi tänu e-arvete kasutuselevõtule ning protsesside automatiseerimisele, kuid ettevalmistustöö selleks oli pikk ja põhjalik. Suurim arenguhüpe tuli koroonapandeemiaga, kui lähikontakt oli keelatud ning töökohad liikusid kodukontoritesse.
Tänu digitaliseerimisele on teenus nüüd palju keskkonnasõbralikum, sest digitaalsete vahendite ja lahenduste kasutamine vähendab paberi tootmist, keskkonnareostust ja kasvuhoonegaaside heitkoguseid.
Digitaliseerimisega kaasneb ka suurem andmeturvalisus, sest elektroonilised süsteemid on krüpteeritud ja nendes sisalduvad andmed turvaliselt hoiustatud. Kiiremad on ka tööprotsessid, mis säästab nii ettevõte kui ka kliendi aega.
Uus väljakutse: digiprügi
Paberivabadus on oluliselt vähendanud ettevõtte ökoloogilist jalajälge, kuid uueks väljakutseks on digiprügi.
Seaduse kohaselt tuleb raamatupidamisdokumente säilitada seitse aastat, seega peavad digitaalsed dokumendid seisma seitse aastat pilves ning serverid töötavad kogu selle perioodi.
Maie Mängeli sõnul on hetkel kõige olulisemaks ülesandeks kaardistada serverid, kus dokumendid asuvad. Väga tihti asuvad samad arved nii müüja kui ka ostja pilvedes ja lisaks veel ka raamatupidamisprogrammis. Nii on digiprügi lihtne tekkima. Maie usub, et tulevikus saab pilveteenuse pakkujat valida selle järgi, millist tüüpi energiat see oma serverite tööshoidmiseks kasutab. Selline info võiks olla paremini kättesaadav.
Teekond veelgi keskkonnasäästlikuma ettevõtluse suunas jätkub
Mingelstonis on kogu töötajaskond veendunud, et rohelise ettevõtluse teekond peab jätkuma ning eesmärgiks on tulevikus sellesse veelgi enam panustada.
Maie seletab, kuidas keskkonnasõbraliku ettevõtluse idee üldse alguse sai: „Suure tõuke roheettevõtlusega alustamiseks sain tänu Eesti Ettevõtlike Naiste Assotsiatsiooni roheprojektile. Osaledes mitmetel veebiseminaridel hakkasin oma ettevõtet uue pilguga vaatama. Sain aru, et roheliselt on võimalik! Nagu eelpool räägitud, oleme selle nimel teinud muudatusi kontoris, aga olen ka muudes valdkondades rohkem roheteekonnale pühendunud. Näiteks soetasime kontorisse korduvkasutatavad nõud – nii saime loobuda ühekordsete nõude kasutamisest. Plaan on paigaldada parklasse ka jalgrattahoidjad, et inimesed saaks tööle sõita rattaga. Loomulikult jälgime ka väga valvsalt, mida ja kui palju me kontoris välja prindime. Päris ilma kahjuks siiski veel ei saa, kuid liigume selles suunas!“
Mingelstoni tulevik võiks omaniku arvates olla veelgi rohelisem: „Raamatupidamise poole pealt tegutseme juba praegu palju väiksema jalajäljega ning jätkame säästvate lahenduste kasutuselevõttu nii kontoris kui ka koostöös klientidega. Näiteks suuname kliente mugavamate ja säästlikumate dokumentide edastamise vahendite kasutamise poole.
Suurimaks väljakutseks Maie arvates on siiski aastate jooksul väljakujunenud suhtumise muutmine: roheliselt ei peaks mõtlema ainult tööl, vaid roheline peaks oleks kogu meie eluviis.
